Existuje správa sociálních médií a pak správa sociálních médií pro vládní agentury. Koneckonců, kdo jiný může říct, že jejich příspěvky se počítají jako veřejný záznam podle zákona o svobodě informací (FOIA)?



Aby vládní organizace udržely soulad se zákonem, musí zavést důkladné postupy archivace sociálních médií. Není to ta nejvíce vzrušující práce, ale je zásadní pro ochranu vaší agentury před budoucími riziky. Existuje celá řada nástroje sociálních médií, které pomáhají vládním agenturám řídit tento proces, ale než se rozhodnete, musíte porozumět jedinečnému přístupu vašeho státu k uchovávání záznamů na sociálních sítích.



V tomto článku se zabýváme základy archivace sociálních médií, abyste mohli učinit co nejinformovanější rozhodnutí.

Vezměte prosím na vědomí: Informace uvedené v tomto článku nepředstavují formální právní poradenství a nejsou zamýšleny tak, Zkontrolujte prosím naše úplné vyloučení odpovědnosti než budete číst dál.

Co je archivace na sociálních sítích?

Archivace sociálních médií je postup zálohování obsahu sdíleného organizací as organizací, aby bylo možné na něj později odkazovat. Tyto zálohy jsou ukládány lokálně organizací, takže jsou v souladu se zákony o veřejných záznamech.

co znamenají andělská čísla
Textový obrázek, který říká,"What is social media archiving? Social media archiving is the practice of backing up content shared by and with an organization so that it can be referenced at a later date. These backups are stored locally by an organization so they maintain compliance with public records laws."

Na rozdíl od tradičních veřejných záznamů jsou záznamy na sociálních sítích okamžitě viditelné pro veřejnost, jakmile je vytvoří vaše agentura a vaši voliči. Legitimní (tj. nikoli spam) komentáře, odpovědi, zmínky a DM se mohou po zveřejnění na vašich sociálních profilech považovat za veřejný záznam.

Mnoho – ale ne všechny – státy vydaly konkrétní pokyny týkající se veřejných záznamů sociálních médií a jejich ukládání. Nejaktuálnější pokyny pro postupy archivace na sociálních sítích naleznete na webových stránkách ministerstva zahraničí.



Proč je archivace sociálních médií důležitá pro vládní subjekty?

Archivace obsahu sociálních médií je kritickým postupem pro zachování transparentnosti. Bez zavedeného procesu uchovávání záznamů specifických pro sociální média nemusí být vaše organizace schopna vyhovět žádostem FOIA o tyto informace.

Zákon FOIA mohl být uzákoněn v roce 1966, ale jeho aplikace jsou dostatečně široké, aby se daly aplikovat na moderní technologie prostřednictvím jejich definice pojmu 'záznam' . Podle FOIA je záznam považován za jakýkoli písemný záznam, který byl vytvořen nebo získán agenturou nebo pod kontrolou agentury v době žádosti. To zahrnuje knihy, papíry, fotografie, videa – a samozřejmě, obsah sociálních médií .

Pod sociálními médii zahrnuje více než jen obsah samotného příspěvku. Komentáře, odpovědi a lajky se také počítají jako získané záznamy, které také musí být archivovány podle zákona o svobodě informací. Dokonce i přímé aktualizace, jako je tento příspěvek ze stránky City of Las Vegas na Facebooku, podléhají postupům archivace sociálních médií.



Příspěvek na Facebooku od vlády města Las Vegas vysvětlující, že ve vstupním kiosku Floyd Lamb Park ve vstupním kiosku Tule Springs již nebude přijímána hotovost.

Vládní agentury jsou odpovědné za nastavení vlastních procesů archivace sociálních médií. Platformy uchovávají obsah sociálních médií, ale jen tak dlouho. Sociální sítě – jako Facebook, X (dříve známý jako Twitter), Instagram nebo LinkedIn – jsou soukromé společnosti. Nejsou vázáni zákonem FOIA, a proto není nutné, aby uchovávali uživatelský obsah po neomezenou dobu. Jakmile tento obsah zmizí, pravděpodobně bude navždy pryč.

Jak a kdy archivovat obsah sociálních médií

Sociální média jsou v USA považována za veřejný záznam, ale některé státy mají jedinečné zákony o uchovávání veřejných záznamů, které mají dopad na to, jak a kdy archivovat sociální obsah.

Pokud váš stát nemá konkrétní legislativu, jak zacházet s archivací sociálních médií, Národní archiv a správa spisů nabízí pokyny, jak to udělat správně. Mezi tyto metody patří:

  • Používání zdrojů RSS, agregátorů nebo manuálních metod k zachycení obsahu.
  • Používání nástrojů zabudovaných do některých platforem sociálních médií k exportu obsahu.
  • Použití rozhraní pro programování aplikací specifických pro platformu (jinak známé jako API ) k vytažení obsahu.

Pokud vaše agentura pravidelně používá sociální média na více platformách, budete chtít použít přístup API. Zní to složitě, ale tyto nástroje a služby třetích stran zjednodušují jinak časově náročnou manuální práci s agregací a organizováním odchozího a příchozího obsahu.

Aspekt „kdy“ archivace sociálních médií do značné míry závisí na vaší zvolené metodě. Pokud plánujete archivovat obsah ručně, budete to chtít dělat každý týden nebo dokonce denně, abyste se vyhnuli přílišné zátěži. Pokud však archivujete s podporou nějakého nástroje, můžete archivovat čtvrtletně.

Nejlepší postupy archivace sociálních médií

Myšlenka zaznamenávat a uchovávat každý příspěvek, komentář a interakci v rámci přítomnosti vaší agentury na sociálních sítích může působit skličujícím dojmem, ale nepropadejte panice. Použijte tyto osvědčené postupy, abyste zůstali v souladu, aniž byste byli zaplaveni.

Definujte role a odpovědnosti za správu záznamů

Pokud povolíte, aby archivace na sociálních sítích byla odpovědností každého, aniž by to byla práce kohokoli, vaše agentura bude vystavena velkému riziku. To platí zejména pro organizace, které spravují několik profilů napříč platformami. Čím více informací sdílíte na sociálních sítích, tím snáze záznam zmizí.

Vyhněte se tomuto osudu tím, že definujete archivační role a odpovědnosti spolu s klíčovými zúčastněnými stranami sociálních médií. Společně identifikujte následující:

  • Kdo bude hlavní osobou pro archivaci sociálních médií? Tato osoba je odpovědná za vývoj a udržování aktuálních procesů uchovávání záznamů, které se týkají sociálních médií. Jsou také zodpovědní za provádění nebo delegování archivačních povinností podle nastavené frekvence vaší organizace.
  • Jak často by měly být příspěvky archivovány? Jak již bylo zmíněno dříve, to do značné míry závisí na preferované metodě archivace.
  • Kde bude archivovaný obsah uložen a kdo k němu má přístup? Otevřené soubory ve sdíleném úložišti zanechávají agentury odpovědné za jakékoli špatné aktéry, kteří mohou manipulovat s archivovaným obsahem. Pro jistotu určete, kde lze záznamy (a jejich zálohy) bezpečně ukládat.

Brzy a často posilujte to, co se počítá jako veřejný záznam

Když lidé myslí na „FOIA“, představují si dokumenty, fotografie a e-maily. Na druhou stranu příspěvky na sociálních sítích obvykle nejsou na prvním místě. Je na vašem týmu, aby zajistil, že každý zaměstnanec ve vaší organizaci rozumí skutečné definici veřejného záznamu a tomu, kam sociální média spadají.

Zahrňte informace o typech obsahu, které jsou ve vašem státě považovány za veřejný záznam, během školení zaměstnanců a vstupních setkání. Aktualizujte své zásady pro sociální média tak, aby obsahovaly explicitní doporučení, co dělat a co ne dodržování sociálních médií . Občas vám to může připadat jako přehnaná komunikace, ale pokud jde o veřejný sektor, je to vždy lepší bezpečné než litovat.

Pravidelně revidujte své zásady pro sociální média

Sítě sociálních médií se často mění a tyto změny mohou vypadat jakkoli – od nových podmínek služby po nové funkce. Všechny tyto aktualizace mohou vést ke změnám v přístupu vaší organizace k procesu archivace sociálních médií. Proto je nutné, abyste se znovu podívali na své politika sociálních médií pravidelně.

Dobrá politika sociálních médií se zabývá řadou témat, včetně pokynů pro osobní účty, pravidel sdružení organizací a právních pokynů. Tato témata zdaleka nejsou statická, takže je nejlepší se k nim pravidelně vracet nebo když dojde k zásadní změně platformy.

Nástroje pro archivaci sociálních médií pro usnadnění procesu

Nyní, když máte několik osvědčených postupů, které můžete použít, jste připraveni vyzkoušet některé nástroje. Následující platformy vám pomohou spravovat vaše požadavky na dodržování předpisů, aniž byste museli obětovat efektivitu.

1. Sprout Social

Sprout Social sjednocuje plánování, reportování, poslech a archivaci sociálních médií do jednoho centralizovaného nástroje, který podporuje efektivnější pracovní postupy pro vládní agentury. V případě žádosti o záznamy mohou obchodníci zobrazit konkrétní příspěvky pomocí vyhledávacího nástroje v Publikování sekce . Relevantní komentáře a odpovědi lze najít pomocí vyhledávacího nástroje v Smart Inbox.

Vládní agentury mohou také používat Sprout's Export doručené pošty pro rychlý export příspěvků, zpráv a recenzí z chytré schránky do souboru CSV pro účely uchovávání záznamů. Tyto exporty poskytují jasnou dokumentaci podrobných metadat, včetně typu zprávy a časových razítek, uživatele Sprout, který každou zprávu odeslal nebo upravil, a trvalé odkazy na zprávu v původní síti.

Animovaný GIF demonstrující, jak exportovat informace z Sprout Smart Inbox do souboru CSV.

Vyžádejte si demo

3. ArchivSociální

Archiv Social je řešení pro archivaci sociálních médií využívající CivicPlus. Tento nástroj podporuje obchodníky ve vládních agenturách s uchováváním záznamů v reálném čase v souladu se zákony o veřejných záznamech. Zatímco CivicPlus nabízí portfolio řešení pro organizace veřejného sektoru, ArchiveSocial je bodové řešení zaměřené výhradně na archivaci.

Snímek obrazovky ArchiveSocial's website home page.

3. Pagefreezer

Pagefreezer je další řešení digitální archivace v reálném čase, které podporuje správné uchování aktivity na webu a sociálních sítích. Tento nástroj umožňuje organizacím jakékoli velikosti trvale uchovávat digitální obsah na sociálních sítích i mimo ně, poté přistupovat k těmto archivům a přehrávat je, jako by byly stále živé. Zatímco Pagefreezer nabízí více než jen sociální archivaci, nenabízí žádné možnosti plánování, hlášení nebo poslechu na sociálních sítích.

Snímek obrazovky PageFreezer's website home page.

Zjednodušte svůj přístup k archivaci sociálních médií pomocí aplikace Sprout

S Sprout Social mohou vládní agentury konsolidovat správu a archivaci sociálních médií do jedné rozpočtové položky, to vše při zachování robustní úrovně souladu.

Chcete-li se dozvědět více o tom, jak Sprout pomáhá vládním agenturám vytvářet pevnější vztahy s jejich voliči prostřednictvím síly sociálních médií, naplánujte si demo ještě dnes .

anděl číslo 234 význam

Zřeknutí se odpovědnosti

Informace uvedené v tomto článku nepředstavují a nejsou zamýšleny jako formální právní poradenství; veškeré informace, obsah, body a materiály slouží k obecným informačním účelům. Informace na této webové stránce nemusí představovat nejaktuálnější právní nebo jiné informace. Začlenění jakýchkoli pokynů uvedených v tomto článku nezaručuje, že se sníží vaše právní riziko. Čtenáři tohoto článku by měli kontaktovat svůj právní tým nebo právního zástupce, aby získali radu ohledně jakékoli konkrétní právní záležitosti, a měli by se zdržet jednání na základě informací v tomto článku, aniž by nejprve vyhledali nezávislou právní radu. Použití a přístup k tomuto článku nebo jakýmkoli odkazům nebo zdrojům obsaženým na webu nevytváří vztah mezi advokátem a klientem mezi čtenářem, uživatelem nebo prohlížečem a jakýmikoli přispěvateli nebo přispívajícími právnickými firmami. Názory vyjádřené jakýmikoli přispěvateli do tohoto článku jsou jejich vlastní a neodrážejí názory Sprout Social. Veškerá odpovědnost s ohledem na kroky učiněné nebo neprovedené na základě obsahu tohoto článku se tímto výslovně zříká.

Sdílej Se Svými Přáteli: