Pokud jste v práci zaneprázdněným týmem, může být příprava na dovolenou obrovským tahem.



Ironické, že?



Míra, s jakou si dnes pracovníci opomíjejí volno, je však alarmující. To platí zejména pro stále více lidí bojovat proti vyhoření v kanceláři.

Zvažte to znovu 55% pracovníků ve skutečnosti nevyužili svůj přidělený PTO v roce 2018. To se promítlo do více než 65 miliard dolarů výhod plynoucích z odpadu.

Fajn.

Poslouchejte: stres z přípravy na PTO by neměl zastínit vaši schopnost dobít energii a užít si dovolenou. V návaznosti na COVID-19 , vzdálení pracovníci potřebují více pomoci než kdykoli předtím, pokud jde o odpojení a vytvoření volného času.

10 kroků přípravy na PTO (bez úplného stresu)

Místo toho, abychom se na váš nadcházející PTO dívali jako na zdroj nekonečného seznamu úkolů, rozdělili jsme proces na deset jednoduchých kroků.



Níže je deset základních věcí, které musíte udělat před odjezdem na dovolenou (minus freakout). Tyto kroky jsme také převedli do šablony, kterou můžete použít ke snadnému získání základních informací pro své spolupracovníky zde:

Stáhněte si šablonu PTO

co znamená 4

1. Rozhodněte se, zda se chystáte zcela odpojit

Nejdříve nejdříve: chystáte se úplně odejít ze sítě nebo si vzít nějakou práci ze sebou na dovolenou?



Zde není správná odpověď. Jistě výhody duševního zdraví odpojené dovolené jsou dobře zdokumentovány.

Ale v závislosti na vaší roli nebo dokonce na zásadách společnosti nemusí být úplné odpojení možné.

Vzhledem k tomu, že je ohromující 78% lidí říkají, že by si vzali dovolenou, pouze pokud by měli stále přístup ke své práci, alespoň by však mohli něco zatímco mimo kancelář je normou (pro lepší i horší).

313 andělské číslo
překážky zaměstnancům používajícím PTO

Ať tak či onak, doporučujeme si určit základní pravidla, abyste se vyhnuli neustálé pohotovosti během dovolené.

Pokuste se například svým spolupracovníkům objasnit, že budete k dispozici pouze prostřednictvím e-mailu a na zprávy budete odpovídat pouze v ranních nebo večerních hodinách. Dalo by se také říci, že ano použijte Slack se přihlásit, ale telefonní hovory a e-maily jsou omezené.

2. Pokud je to možné, naplánujte si PTO předem

Může se to zdát jako samozřejmost, ale dát přednost sobě a svým kolegům před PTO je výhoda pro všechny.

Jak to? Vyhráváte, protože můžete začít pracovat dopředu a upravovat své schůzky nebo kampaně. Mezitím vaši spolupracovníci vyhrávají, protože dokážou zvládnout svá očekávání a nezaslepuje je spousta práce spadající do jejich kol. Snadný způsob, jak to sdělit, může být během týmové schůzky po několika týdnech nebo s pozvánkou do kalendáře zaslanou těm, kteří to potřebují vědět.

V ideálním případě by příprava na dovolenou neměla znamenat míchání a paniku na poslední chvíli. Pamatujte, že PTO ovlivňuje kromě vašich i plány vašich spolupracovníků. I několikdenní upozornění si velmi ceníme.

3. Delegujte úkoly na spolupracovníky, kterým důvěřujete

Nedělejte chybu, když necháte svým spolupracovníkům seznam úkolů a nazváte to den.

Místo toho s nimi promluvte. Nejlépe osobně a poté kvůli odpovědnosti následován potvrzovacím e-mailem. Dejte jim vědět, s čím potřebujete pomoci.

Skutečné konverzace odhalí potenciální otázky vašich kolegů o tom, co je třeba udělat. Zjevně byste měli předávat úkoly lidem, kterým důvěřujete, ale také lidem, kteří sami nejsou zahlceni prací.

Jako vedlejší poznámku byste měli dát svým spolupracovníkům nějaký kredit! Ačkoli někteří z nás mohou mít pocit, že jsme v práci naprosto nenahraditelní, svět (s největší pravděpodobností) nekončí, protože si berete volno.

4. Ujistěte se, že váš tým má přístup k potřebným nástrojům

Představte si toto: jste manažerem sociálních médií, který nechal váš firemní účet na Twitteru v rukou mladšího zaměstnance.

Ale když přijde čas provést vaše týdenní otázky a odpovědi, jsou uzamčeny Všechno vašich sociálních účtů. Žádné příspěvky, žádné otázky. Nic.

To opět hovoří o potřebě mluvit se svými spolupracovníky a ujistit se, že mají příslušné nástroje a oprávnění k uvolnění volného místa. Například Sprout umožňuje členům týmu udělit konkrétní přístup a oprávnění, aniž byste museli procházet hromadou přihlašovacích údajů.

při přípravě na dovolenou je zásadní dát kolegům oprávnění k vašim sociálním účtům

Stejně jako mít schvalovací proces sociálních médií , je důležité, aby vaši spolupracovníci otestovali jakékoli nástroje a dvakrát zkontrolovali všechna hesla, zatímco se připravujete na dovolenou versus po tom.

5. Automatizujte a zařaďte do fronty co nejvíce předem

Tento tip je obzvláště důležitý pro pracovníky v sociálních médiích, ale vztahuje se také na správce e-mailů nebo reklamních kampaní.

Pro klid na duši byste měli zkusit předem naplánovat své kampaně, když se chystáte na PTO. Příprava zpráv předem znamená, že už máte poslední slovo v kreativách a kopírování: vše, co musíte udělat, je vybrat datum a čas, kdy se mají kampaně vypálit.

Pokud jste manažerem sociálních médií, můžete použít plánovací nástroje zařadit své příspěvky do fronty podle kalendáře vaší společnosti. Platforma Sprout také umožňuje uživatelům spravovat aktiva, jako jsou fotografie a titulky, což je ideální pro rychlé úpravy nebo případné změny.

zařazení vašich sociálních příspěvků do fronty vám umožní pracovat vpřed při přípravě na dovolenou

6. Sestavte krátkou automatickou odpověď mimo kancelář

Sestavení automatické odpovědi mimo kancelář znamená dvojí povinnost řídit očekávání lidí a zároveň jim dát přesně vědět, kdy budete znovu k dispozici (nebo jak jinak se dostat do kontaktu).

Pokud je vaše doručená pošta na dovolené mimo dovolenou, měli byste to ujasnit. Dobrou zprávou je, že si můžete snadno nastavit mimo kancelář automatická odpověď v Gmailu během několika minut.

nastavení automatické odpovědi v Gmailu

Pamatujte, že odpovědi mimo kancelář nemusí být nijak zvlášť zdlouhavé nebo podrobné. Zde je příklad efektivní zprávy mimo kancelář, která se dostane přímo k věci:

Ahoj,

Děkuji vám za vaši zprávu.

Jsem mimo kancelář a nemám přístup k e-mailu. Odpovím, až se vrátím.

Děkuji,

andělská čísla 17

Krátké, sladké a k věci. Podívejte se, jak to funguje?

význam roku 1616

I když svým zprávám mimo kancelář můžete určitě přidat určitou osobnost, tupý tón je možná nejlepší pro získání argumentu, že nejste k dispozici.

7. Zviditelněte svůj PTO pro zbytek vaší společnosti

Jakékoli úkoly, které si můžete sundat z talíře při přípravě na dovolenou, jsou výhodou.

V konkrétním případě byste neměli muset pronásledovat lidi, aby jim dali vědět, že si berete volno. Kromě osobních rozhovorů s lidmi a nastavení automatických odpovědí zvažte zahrnutí PTO do kalendáře vaší společnosti.

Pokud vaše společnost používá Slack, můžete svůj PTO zveřejnit prostřednictvím funkce kalendáře platformy. uvolněná dostupnost

Slack také umožňuje vytvářet připomenutí událostí pro PTO vašich zaměstnanců. To je užitečné zejména pro větší týmy nebo případy, kdy se vás někdo z jiného oddělení (prodej, HR) pokouší kontaktovat.

trello deska

Zveřejnění vašeho PTO není mimochodem jen specifické pro Slacka. Stejná logika platí pro Kalendář Google nebo jiné nástroje, které váš tým používá ke správě plánů.

8. Povzbuďte svůj tým, aby sledoval jejich pokrok pomocí nástrojů pro správu projektů

Řekněme, že máte potíže pustit se do práce a chcete zajistit, aby vaše projekty v době vaší nepřítomnosti fungovaly hladce.

Hej, žádný problém. Přesně tam se mohou hodit nástroje pro správu projektů, jako je Trello. Na nástěnce Kanban můžete jasně vidět, kdo na čem pracuje a jak se projekt pohybuje.

To je užitečné nejen pro vás, pokud chcete sledovat pokrok svého týmu na cestách, ale také pro podporu odpovědnosti jednotlivců pracujících jako tým.

Když budete mít tento druh vizuální zprávy o pokroku, bude vám život mnohem jednodušší, když se vrátíte z dovolené, protože na první pohled uvidíte, co se ve vašem oddělení děje.

9. Nepotěšte se, pokud nedokončíte vše (před i po návratu)

Nevyvíjejte na sebe příliš velký tlak, abyste měli všechno „dokonalé“ z hlediska plánování dovolené.

Konec konců, stávají se nouzové situace, stejně jako prázdniny na poslední chvíli. Pokud se náhle ocitnete mimo kancelář a nedokážete dodržet svůj plán PTO, nepanikařte.

Stejně tak se nenutte, abyste dosáhli „nuly doručené pošty“, jakmile se vrátíte. Pouhé dodržování výše uvedených tipů znamená, že vaše pracovní zátěž by měla být každopádně lépe zvládnutelná.

10. Nezapomeňte nechat svůj pracovní prostor bez poskvrny

Možná poslední věcí, kterou děláte při přípravě na pracovní dovolenou, je uklidit si stůl.

Dost jednoduché, že? Není to jen zdvořilost pro vaše spolupracovníky a může to prospět i vzdáleným pracovníkům. Čištění je pro vás také duševně výhodné, protože po dovolené je snazší vyrazit na zem jakousi „prázdnou břidlicí“.

Pokud nic jiného, ​​čištění je způsob, jak se vzdálit od telefonu nebo doručené pošty, když se připravujete na volno.

co znamená 5

A tím jsme zabalili našeho průvodce!

Jak pro vás vypadá příprava na dovolenou?

Pokud si chcete skutečně užít dovolenou a zajistit, aby vaši spolupracovníci mohli snadno vyzvednout otěže, když jste pryč, trochu plánování jde dlouhou cestou.

Podle výše uvedeného kontrolního seznamu pro dovolenou můžete svůj PTO vzít v klidu. Stáhněte si naši šablonu a proveďte tyto kroky do praxe pro vaši příští dovolenou:

Stáhněte si šablonu PTO

Schopnost efektivně plánovat je klíčovou dovedností pro manažery sociálních médií. Když už o tom mluvíme, nezapomeňte si přečíst náš průvodce nezbytnými dovednosti v sociálních médiích a uvidíte, jak jinak se můžete dostat na vyšší úroveň jako obchodník.

Sdílej Se Svými Přáteli: